Management Assistant / Executive Assistant – 32 uur

Over de organisatie

Voor een professionele dienstverlenende organisatie in Heerlen zoeken we een proactieve Management Assistant / Executive Assistant die het managementteam ondersteunt én een belangrijke rol speelt in de organisatorische en administratieve ondersteuning van een team van adviseurs.

Je combineert managementondersteuning met bestuurlijke dienstverlening. Je zorgt dat afspraken worden nagekomen, vergaderingen tot in de puntjes zijn voorbereid en documenten en acties tijdig worden afgehandeld. Je denkt vooruit, signaleert knelpunten en ziet kansen om werkprocessen slimmer en efficiënter in te richten, onder andere met behulp van AI.

Dit ga je doen

Je verdeelt je tijd ongeveer gelijk over de ondersteuning van het managementteam en de ondersteuning van de adviseurs.
Juist die afwisseling maakt deze functie interessant.

Managementondersteuning

Je bent een belangrijke organisatorische steunpilaar voor meerdere leden van het managementteam. Je zorgt ervoor dat zij hun aandacht kunnen richten op hun verantwoordelijkheden en dat organisatorische zaken soepel verlopen. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Agenda- en afsprakenbeheer: je beheert complexe agenda’s, plant interne en externe afspraken en coördineert overleggen en bijeenkomsten.
• Vergaderorganisatie: je bereidt management- en directievergaderingen voor, verzamelt de benodigde stukken, verzorgt notulen waar nodig en bewaakt de opvolging van actiepunten.
• Bewaken van afspraken: je houdt deadlines, besluiten en actiepunten in de gaten en spreekt betrokkenen aan wanneer dat nodig is.
• Correspondentie en administratie: je ondersteunt bij e-mailverkeer, inkomende post, facturen, urenstaten en het controleren en verwerken van documenten.
• Documentbeheer: je verzorgt de administratieve afhandeling van documenten en digitale ondertekeningsprocessen, bijvoorbeeld via Adobe Acrobat Sign.
• Praktische organisatie: je regelt vergaderlocaties, faciliteiten, lunches en eventuele zakelijke reizen.
• Communicatie en afstemming: je bent een professioneel aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Procesverbetering: je signaleert mogelijkheden om werkzaamheden efficiënter in te richten en onderzoekt hoe digitale hulpmiddelen en AI daarbij kunnen helpen.

Je wacht niet tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren, maar anticipeert op wat het management nodig heeft.

Ondersteuning van adviseurs en bestuurlijke dienstverlening

Naast het managementteam ondersteun je een team van adviseurs dat klanten en hun besturen begeleidt bij bestuurlijke en organisatorische vraagstukken.
Ook hier zorg jij ervoor dat de voorbereiding, organisatie en administratieve afhandeling zorgvuldig verlopen.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Het plannen en coördineren van klantafspraken, adviesgesprekken en bestuursvergaderingen.
• Het opstellen en bewaken van vergaderschema’s en het verzamelen en controleren van agenda’s en vergaderstukken.
• Het administratief voorbereiden, organiseren en afhandelen van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Het beheren en actualiseren van dossiers, documenten en relevante administratieve gegevens.
• Het regelen van vergaderlocaties, lunches en andere praktische voorzieningen.
• Het versturen en tijdig beschikbaar stellen van vergaderdocumentatie aan de betrokkenen.
• Het opstellen en uitwerken van notulen van bestuursvergaderingen.
• Het bewaken van actiepunten, afspraken en deadlines.
• Het verzorgen van een tijdige en correcte verwerking en aanlevering van formele documentatie.
• Het signaleren van verbeterkansen in werkprocessen en het benutten van digitale tools en AI-oplossingen.

Je werkt nauw samen met de adviseurs en zorgt ervoor dat zij zich kunnen richten op hun inhoudelijke werkzaamheden. Dankzij jouw voorbereiding en overzicht kunnen vergaderingen efficiënt verlopen en weten alle betrokkenen wat er van hen wordt verwacht.

Wat wordt er van jou verwacht?

Je bent een ervaren managementondersteuner die graag verantwoordelijkheid neemt en begrijpt wat nodig is om een managementteam en adviseurs optimaal te ondersteunen.

Daarnaast beschik je over:

• Mbo-4- of hbo-werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring als Management Assistant, Executive Assistant, directiesecretaresse of in een vergelijkbare functie.
• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365.
• Affiniteit met digitale ontwikkelingen en de bereidheid om AI-tools, zoals Microsoft Copilot, verder te leren toepassen.
• Ervaring met het voorbereiden van vergaderingen, het beheren van documentatie en het bewaken van actiepunten.
• Het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en belanghebbenden.
• Een professionele omgang met vertrouwelijke informatie en gevoelige dossiers.

Het aanbod

Je komt terecht in een professionele organisatie met korte lijnen, een informele werksfeer en collega’s die samen de schouders eronder zetten.

Je kunt rekenen op:

• Een startsalaris tussen de € 3.500 en € 4.500 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband van 40 uur, afhankelijk van jouw kennis, ervaring en achtergrond.
• Een werkweek van 32 uur.
• Je start met een jaarcontract met de intentie om dit bij een succesvolle samenwerking om te zetten naar een vast dienstverband.
• Een vaste jaarlijkse uitkering van 7%.
• 8,33% vakantiegeld.
• 30 vakantiedagen en een extra diversiteitsdag.
• Flexibele werktijden en mogelijkheden om werk en privé goed te combineren.
• Een flexibel arbeidsvoorwaardenmodel, waarmee je bijvoorbeeld salaris en verlofuren kunt uitruilen.
• Een hybride werkvorm, waarbij je deels thuis en deels op kantoor werkt.
• Een werkomgeving waarin je de ruimte krijgt om jezelf verder te ontwikkelen via opleidingen en trainingen.

Ben jij de ervaren Management Assistant of Executive Assistant die graag vooruitdenkt, structuur aanbrengt en management en adviseurs optimaal ondersteunt?

Neem dan contact op met Judith Beens op 06-21670183 of stuur een e-mail naar hello@goapply.nl 
Wij kijken uit naar jouw sollicitatie!